Privacy Policy

RentDox is operated by FX PRO MANAGEMENT. For privacy enquiries, corrections or access requests, email fxpromanagementmy@gmail.com.

Depending on how you use RentDox, information may include agent registration details, email addresses, tenancy particulars, landlords’ and tenants’ names and identity-document references, property details, agreement contents, uploaded inventories or attachments, signing links, signature images, consent acknowledgements and signature timestamps. Technical and security logs may also be generated when the service is used.

Information is used to create and administer accounts; prepare, display and store agreement documents; deliver and track signing invitations; generate final PDFs; administer allowances, subscriptions and payments when enabled; provide support; maintain service security; investigate misuse; and meet applicable legal obligations. We will seek any additional permissions required by law if information is used for other purposes.

Agreement details are made available to the relevant agent and recipients of authorised signing links. Technical service providers that host or support the platform, identity and authentication systems, and payment processors when enabled may process information needed to deliver the service. Information may also be disclosed where required by law or with valid authorisation. Signing links should be treated as confidential.

Online services may use infrastructure or providers located outside Malaysia. Any cross-border handling must be assessed against applicable Malaysian data protection requirements. RentDox uses access controls and operational safeguards, but no internet service is completely risk-free. Do not place unnecessary personal information into free-text fields or attachments.

RentDox retains tenancy agreements and related signing records for as long as reasonably necessary to provide the service and fulfil applicable legal obligations. Expiry of a paid subscription does not by itself delete existing agreements; they remain accessible for signing and completed PDF downloads, subject to account status, applicable retention requirements and our data management policies. Agents may request account closure and deletion of eligible personal data by contacting RentDox Support. Requests will be verified and assessed against applicable legal and recordkeeping obligations. Account closure and deletion are managed through a support request; an automated self-service deletion feature is not currently advertised. Specific post-closure retention periods and operational deletion procedures must be finalised before launch.

You may contact us to ask what personal information is held about you, request correction, raise privacy concerns, or make other requests available under applicable law. Some data is provided by agents or other agreement parties, so we may need to verify authority and coordinate with the relevant account holder.

The service uses session or authentication-related technologies to keep users signed in and operate core features. Additional analytics or tracking practices, if adopted, must be disclosed before use. We may update this policy and indicate the revision date here.

1. Pihak yang boleh dihubungi. RentDox dikendalikan oleh FX PRO MANAGEMENT. Untuk pertanyaan privasi, permintaan akses atau pembetulan data, e-mel fxpromanagementmy@gmail.com.

2. Maklumat yang diproses. Bergantung pada penggunaan RentDox, maklumat boleh merangkumi butiran pendaftaran ejen, alamat e-mel, butiran penyewaan, nama tuan rumah dan penyewa, rujukan dokumen pengenalan, maklumat hartanah, kandungan perjanjian, inventori atau lampiran yang dimuat naik, pautan tandatangan, imej tandatangan, pengakuan persetujuan, masa tandatangan serta log teknikal dan keselamatan.

3. Tujuan penggunaan. Maklumat digunakan untuk mengurus akaun; menyediakan, memaparkan dan menyimpan perjanjian; mengeluarkan serta menjejak jemputan tandatangan; menjana PDF akhir; mengurus kuota, langganan dan pembayaran apabila tersedia; memberikan sokongan; menjaga keselamatan sistem; menyiasat penyalahgunaan; dan memenuhi kewajipan undang-undang. Kebenaran tambahan akan diperoleh jika dikehendaki undang-undang bagi tujuan lain.

4. Perkongsian maklumat. Maklumat perjanjian boleh diakses oleh ejen berkaitan dan penerima pautan tandatangan yang dibenarkan. Penyedia teknologi, perkhidmatan pengehosan, pengesahan akaun dan pemproses pembayaran apabila diaktifkan mungkin memproses data yang diperlukan untuk menjalankan perkhidmatan. Maklumat juga boleh didedahkan jika diwajibkan oleh undang-undang atau dengan kebenaran yang sah. Pautan tandatangan hendaklah dirahsiakan.

5. Lokasi dan keselamatan data. Infrastruktur atau penyedia perkhidmatan dalam talian mungkin berada di luar Malaysia. Sebarang pemprosesan merentas sempadan perlu dinilai mengikut undang-undang perlindungan data Malaysia yang terpakai. RentDox menggunakan kawalan akses dan langkah perlindungan operasi, namun tiada perkhidmatan internet yang bebas sepenuhnya daripada risiko. Elakkan memasukkan data peribadi yang tidak diperlukan.

6. Penyimpanan dan pemadaman. RentDox menyimpan perjanjian dan rekod tandatangan setakat yang munasabah bagi menyediakan perkhidmatan dan memenuhi kewajipan undang-undang. Tamatnya langganan berbayar tidak dengan sendirinya memadam perjanjian sedia ada; perjanjian boleh terus diakses untuk tandatangan dan muat turun PDF yang telah lengkap, tertakluk pada status akaun dan keperluan penyimpanan. Ejen boleh meminta penutupan akaun dan pemadaman data yang layak melalui sokongan RentDox. Permintaan akan disahkan serta dinilai berdasarkan kewajipan undang-undang dan keperluan rekod yang sah. Proses ini diurus melalui permintaan sokongan; fungsi pemadaman kendiri automatik tidak dijanjikan. Tempoh penyimpanan selepas penutupan akaun dan prosedur operasi pemadaman masih perlu dimuktamadkan sebelum pelancaran.

7. Pilihan dan hak anda. Anda boleh menghubungi RentDox untuk bertanya tentang data yang disimpan, memohon pembetulan, mengemukakan kebimbangan privasi atau membuat permintaan lain yang dibenarkan undang-undang. Pengesahan identiti atau kuasa mungkin diperlukan kerana sesetengah data dimasukkan oleh ejen atau pihak lain.

8. Kuki, sesi dan perubahan. Perkhidmatan menggunakan teknologi sesi dan pengesahan untuk log masuk dan operasi asas. Jika analitik atau penjejakan tambahan digunakan kelak, amalan tersebut perlu didedahkan. Polisi ini boleh dikemas kini bersama tarikh semakan.